Als werkgever kun je via de werkkostenregeling (WKR) vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers geven zonder dat zij daar belasting over betalen. De vrije ruimte binnen de WKR biedt daarbij mogelijkheden om medewerkers extra te belonen, maar wordt in de praktijk niet altijd volledig benut. Door de vrije ruimte bewust in te zetten, kun je fiscaal efficiënt omgaan met personeelskosten.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van je organisatie. Binnen deze ruimte mag je vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Zolang je binnen de vrije ruimte blijft, betaal je hierover geen loonbelasting en geen sociale premies.
Ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal je als werkgever 80 procent eindheffing over het meerdere. Het is dus belangrijk om goed bij te houden hoeveel vrije ruimte je beschikbaar hebt en waarvoor deze wordt gebruikt.
Waarvoor kun je de vrije ruimte gebruiken?
De vrije ruimte kan worden ingezet voor uiteenlopende vergoedingen en voorzieningen. Denk bijvoorbeeld aan een personeelsuitje, een bonus, een kerstpakket, een sportabonnement of een extra vergoeding voor thuiswerken. Ook kleine geschenken of attenties aan medewerkers kunnen binnen de vrije ruimte vallen.
Niet alles hoeft overigens ten laste te komen van de vrije ruimte. Sommige vergoedingen zijn gericht vrijgesteld, zoals reiskosten tot het geldende maximum, cursussen en opleidingen of arbovoorzieningen. Deze tellen niet mee voor de vrije ruimte en drukken dus niet op het beschikbare budget.
Waarom blijft vrije ruimte soms ongebruikt?
In de praktijk zien we dat werkgevers de vrije ruimte niet altijd volledig benutten. Dat komt vaak doordat er onvoldoende inzicht is in de beschikbare ruimte of omdat men voorzichtig is om de 80 procent eindheffing te voorkomen. Ook wordt de WKR soms pas aan het einde van het jaar bekeken, terwijl tussentijds plannen juist voordelen kan opleveren.
Door gedurende het jaar inzicht te houden in de loonsom en de gebruikte vrije ruimte, kun je gerichter keuzes maken en voorkomen dat er ruimte onbenut blijft.
Slim plannen voorkomt verrassingen
Een goede planning is essentieel bij het gebruik van de vrije ruimte. Door vooraf te bepalen welke vergoedingen je wilt toekennen en deze tijdig aan te wijzen als eindheffingsloon, voorkom je onverwachte belastingheffing achteraf. Zeker bij bonussen of grotere vergoedingen is het verstandig om vooraf te toetsen of deze binnen de vrije ruimte passen.
Ook bij groei van je organisatie verandert de loonsom en daarmee de vrije ruimte. Regelmatig bijsturen zorgt ervoor dat je optimaal gebruikmaakt van de mogelijkheden binnen de WKR.
Maak de vrije ruimte onderdeel van je beleid
De vrije ruimte is meer dan een fiscale regeling; het is ook een instrument binnen je personeelsbeleid. Door deze bewust in te zetten, kun je medewerkers op een fiscaal vriendelijke manier extra waardering geven. Tegelijkertijd houd je grip op de kosten en voorkom je onnodige belastingdruk.
Wil je zeker weten dat je de vrije ruimte optimaal benut en correct toepast? Dan is het verstandig om dit periodiek te bespreken met je adviseur, zodat de WKR aansluit bij zowel je financiële situatie als je doelen als werkgever.